Se você chegou até aqui provavelmente já sabe sobre os benefícios da assinatura eletrônica, mas provavelmente deve ter dúvidas sobre a validade jurídica desse método, incluindo se ela substitui o reconhecimento de firma.
Antes de mais nada é preciso compreender que muitas pessoas desacreditam da validade jurídica dos meios digitais para assinar documentos por conta da falta de informação e pela cultura do cartório.
Vamos falar desses dois principais motivos a seguir:
A assinatura eletrônica e a cultura do carimbo
O Brasil está acostumado com uma cultura habituada a selos, carimbos e protocolos que ainda lotam os cartórios de notas. Mas, aos poucos, a possibilidade de usar a assinatura eletrônica tem ganhado espaço, pois ela tem a mesma validade jurídica de um documento assinado à caneta.
Muitas pessoas ainda não têm o conhecimento necessário para depositar sua confiança nos meios virtuais, por isso ainda preferem dispor de tempo, pegar filas e ir até o cartório.
Mas a assinatura eletrônica tem conquistado cada vez mais adeptos, principalmente as empresas, devido a validade jurídica, a segurança de dados e a proteção contra fraudes e outras inseguranças.
As fraudes, erros e perdas de informação são mais frequentes nos casos de documentos físicos, porque eles são suscetíveis a falhas humanas, extravios, modificações, acessos indevidos e outros fatores que colocam em risco a integridade de acordos, termos e contratos.
Por isso que grandes empresas estão deixando para trás a cultura do cartório, e depositando – finalmente – sua confiança nos meios eletrônicos.
Além da segurança, a agilidade em assinar documentos de forma digital tem muitos benefícios, quando comparamos ao método tradicional de elaborar documentos, imprimir, enviar fisicamente para signatários, receber de volta, armazenar em arquivos e zelar pela sua integridade a todo instante.
Como funciona o reconhecimento de firma hoje
Há dois tipos de reconhecimento de firma hoje: por autenticidade e por semelhança.
No reconhecimento de firma por autenticidade, o signatário comprova pessoalmente que é o dono da assinatura, firmando-a diante do tabelião, e no segundo, o notário verifica a autoria do documento com os registros arquivados em seu banco de dados.
Devido a essa maior rigidez, o reconhecimento por autenticidade costumava ser exigido em documentos migratórios ou compra/venda de imóveis e veículos.
Muita coisa mudou com a regulamentação legal da assinatura eletrônica em 2001, mas hoje, mais de 20 anos depois, ainda existe resistência na adesão das assinaturas eletrônica e digital.
Validade jurídica das assinaturas eletrônicas
A assinatura eletrônica e a assinatura digital têm validade jurídica, e são amparadas pela MP 2.200-2/2001 que diz respeito à garantia da autenticidade, da integridade e da validade jurídica de documentos em forma eletrônica.
O órgão responsável por regular essa medida é o ICP Brasil – Estrutura de Chaves Pública Brasileira, que é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão.
Todas as modalidades de assinatura eletrônica possuem validade jurídica, porém, as realizadas com o certificado digital contam com uma camada extra de proteção, sendo comumente utilizadas em transações de maior risco jurídico.
Assim, os documentos assinados com o uso de certificado digital têm a mesma validade jurídica que os assinados à caneta para a grande maioria das transações nacionais.
Existem poucas exceções em relação aos documentos que podem ser assinados digitalmente.
Um contrato de compra e venda de imóveis, por exemplo, pode ser assinado com assinatura digital, mas a escritura pública deste imóvel ainda deve ser feita em cartório, uma vez que o Tabelião é munido de fé pública, o que torna legítimo e válido o acordo entre as partes.
Já outros documentos de locação, contratos de prestação de serviços, aditamentos, atestados médicos, prontuários, declarações e outros tipos de documentos podem ser assinados e autenticados em poucos segundos.
Com alguns cliques, as partes de um contrato, mesmo que estejam em localidades diferentes, assinam documentos e renovam contratos à distância. Isso tudo com segurança, comodidade e validade jurídica.
Reconhecimento de firma e assinatura eletrônica com certificado digital – Legislação
Em 2006 a Lei 11.419 criou o Processo Judicial Eletrônico (PJe). Essa lei dispõe que a partir de então, era possível utilizar a assinatura eletrônica com certificado digital para os processos judiciais.
Em 2011 a Receita Federal tornou obrigatório o uso de certificado digital para a transmissão da DIPJ, por meio da Instrução Normativa 1.149/2011. Um marco para a enxurrada de obrigações fiscais que, ano a ano, passaram a ser feitas apenas de forma eletrônica, eliminando os papéis no relacionamento dos contribuintes com o Fisco.
Em 2013 a Receita Federal também aboliu o reconhecimento de firma para qualquer cidadão, baseado na Portaria RFB 1.880/2013, alterada pela Portaria RFB 2.860/2017.
Bastando a apresentação do documento original ou cópia autenticada com a assinatura feita na hora, exceto em caso de dúvidas quanto à autenticidade.
Cinco anos depois, seguindo o exemplo do Fisco, a Lei 13.726/2018 eliminou a exigência do reconhecimento de firma de todos os demais órgãos públicos, e assim ficou cabendo apenas a confrontação, por parte do agente administrativo, da assinatura do documento apresentado pelo cidadão com a assinatura feita na presença do servidor.
Legislações de 2020 e pandemia
Diante da crise do Covid-19 em 2020 e a necessidade do distanciamento social, foram divulgadas novas maneiras legais de viabilizar o uso da assinatura digital.
A primeira divulgação foi realizada em 19 de março, por meio do decreto 10.278, da Presidência da República, e resumindo, esse decreto fez com que a digitalização de documentos públicos e privados produzissem os mesmos efeitos legais dos documentos originais, mediante a assinatura digital no padrão da ICP Brasil.
Em 14 de abril foi feita a segunda divulgação, por meio da Instrução Normativa 79/2020, que dizia respeito a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas, devendo as assinaturas dos membros serem feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela ICP Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica.
A terceira divulgação foi da MP 951/2020 que em 15 de abril propôs que a emissão dos certificados digitais – que é o documento de identificação necessário para emitir a assinatura digital – fosse emitido à distância. Sendo assim, desde o dia 24 de abril, as autoridades de registro podem emitir certificados digitais por meio de videoconferência.
Não somente a lei, como também a jurisprudência dos tribunais considera válida a assinatura eletrônica em substituição ao reconhecimento de firma, e temos que considerar que hoje já existem milhões de empresas no mundo que digitalizaram seus processos, considerando que, sem assinar nada a caneta, não é preciso imprimir nada em papel.
Além de ser sustentável, isso proporciona diversos benefícios como mais agilidade para realização de negociações, redução de custos com papéis e deslocamento a cartórios.
A assinatura eletrônica é a pedra fundamental da transformação digital na empresa, pois permite que processos custosos, que hoje são baseados em papel, sejam substituídos por um simples processo digital, muito mais barato e eficiente, no qual é possível assinar e acessar os documentos via celular, a um clique de distância.
É preciso ressaltar também que, para que o documento com assinatura digital tenha validade necessária, não é preciso que todos os envolvidos façam a assinatura por meio do seu certificado digital, já que nem todas as pessoas possuem este recurso disponível. Neste caso, é possível que partes como as testemunhas, por exemplo, façam a assinatura eletrônica sem certificado, é o que chamamos de assinatura híbrida.
Apesar das assinaturas com certificado digital serem bastante indicadas em casos de maior risco jurídico, nem todas as transações online exigem um certificado digital, aliás, a maioria dos documentos podem ser assinados sem a necessidade dele.
Isso é positivo, porque o certificado não é comum à grande maioria das pessoas. Assim, as assinaturas eletrônicas com outros meios de validação, como token, por exemplo, podem ser utilizadas e também possuem validade legal e não-repúdio.
Assim, de forma simples, a resposta à pergunta se a assinatura eletrônica substitui o reconhecimento de firma é: sim, para a grande maioria dos casos. Entretanto é preciso observar a exigência em cada situação específica, a legislação em relação ao contrato a ser assinado e o que foi combinado entre as partes.
