Independentemente do segmento de uma empresa, ela sempre irá lidar com um grande volume de dados relevantes. Isso pode levar a um acúmulo de papéis impressos e outros meios físicos no espaço do escritório, dificultando o armazenamento e o acesso às informações. Por esse motivo, cada vez mais, o modelo preferido dos negócios tem sido a Gestão Eletrônica de Documentos.
Com ela, é possível lidar com todas essas informações de maneira digital e prática. Continue lendo o artigo e entenda melhor como essa forma de gestão funciona.
O que é a Gestão Eletrônica de Documentos?
A Gestão Eletrônica de Documentos, ou apenas GED, é uma maneira de organizar documentos eletronicamente e dispor os dados em formato digital, com o objetivo de disponibilizá-los para as pessoas certas, em local e hora específicos.
Em suma, os documentos digitalizados podem, por meio do conjunto de tecnologias que compõe a GEM, ser:
- gerados;
- arquivados;
- enviados;
- compartilhados;
- localizados.
Além disso, também busca garantir a segurança e a integridade de todos os arquivos armazenados.
Como a GED funciona?
Explicamos o que é a GED e o que ela se propõe a fazer, mas como isso acontece exatamente? Como ela cuida de diversos tipos de arquivo (texto, vídeos, planilhas, imagens etc.), é mais fácil entender isso por meio de suas principais funcionalidades. Confira:
Workflow
Literalmente, workflow significa “fluxo de trabalho”. Na prática, isso se refere à organização de tarefas, prazos e documentos, bem como o controle e a gestão de processos. Com o acesso eletrônico e rápido às informações, é possível garantir que o trabalho seja cumprido no tempo certo.
Controle de dados
A GED armazena todos os dados importantes de um documento, como:
- data de criação;
- autor;
- versão;
- revisão;
- aprovação.
Assim, a empresa tem total acesso e controle sobre essas informações.
Captura de arquivos
A captura de arquivos diz respeito à digitalização em seus diversos formatos, como texto e imagem, para migrar os documentos do meio físico para o digital.
Isso diminui o uso de papel, libera o espaço de arquivamento, cria backup das informações e permite que elas sejam compartilhadas mais rapidamente.
Processamento de formulários
Quando tudo está concentrado em uma plataforma digital, é possível trazer as respostas de formulários para bancos de dados automaticamente, otimizando o processo e acelerando a análise dos dados.
Faça a Gestão Eletrônica de Documentos da sua empresa com a UR Company!
Agora que você sabe como a Gestão Eletrônica de Documentos funciona, é hora de adotar tecnologias que a possibilitem na sua empresa.
A UR Company tem soluções inovadoras para trazer a documentação do negócio para o meio eletrônico:
- geração de formulários e acompanhamento das respostas em tempo real;
- criação, envio e recebimento de contratos online para assinatura digital;
- carteira de identidade digital.
Conheça as soluções inovadoras da UR Company para a sua empresa e otimize os processos!
