Uma gestão de processos bem feita e com todas suas etapas bem definidas é capaz de trazer um dia a dia mais dinâmico, organizado e produtivo para uma empresa. Desse modo, este artigo vai definir esse conceito e explicar como planejá-lo para que o negócio tenha mais sucesso. Veja a seguir!
O que é gestão de processos?
A gestão de processos é responsável por distinguir, documentar, delinear, medir e fiscalizar os processos dentro de uma empresa.
Com processos, queremos dizer um conjunto de tarefas desempenhadas dentro da organização que tenham uma ligação entre si e que visem os objetivos estratégicos do negócio. Um exemplo é o processo de vendas, que envolve todas as ações da área comercial (como contato com clientes e a negociação).
Como planejar a gestão de processos na empresa?
Existem cinco etapas importantes para estruturar a implementação de uma gestão de processos de sucesso na empresa:
1. Planejamento
O planejamento dos processos deve ser capaz de responder determinadas perguntas, como:
- qual o objetivo do processo?
- como ele se integra à tática de crescimento da empresa?
- qual a sua ligação com os outros processos da organização?
As respostas vão servir para entender quais processos podem ser mantidos, melhorados ou descartados. Afinal, caso algum não tenha um objetivo ou relação com o crescimento do negócio, não faz sentido que ele seja executado.
2. Modelagem
A modelagem também é conhecida como a etapa de definição do fluxo de trabalho. Isso significa gerar uma representação gráfica da sequência de ações que compõem os diferentes processos, de maneira que estejam alinhados aos objetivos e ligações definidos no planejamento.
3. Execução
Com as duas etapas anteriores concluídas, chega o momento de execução. Para isso, é necessário:
- a definição das ações no tempo, sendo que os processos não são necessariamente lineares. Eles podem ocorrem em paralelo e estar em estágios diferentes;
- registro de início e finalização do processo;
- renovação do processo.
Deve-se lembrar que processos não são como projetos, que têm um fim definitivo, porque eles devem ser renovados em ciclos. Por isso, é importante entender quando devem começar e repetirem-se para manter o fluxo de trabalho dentro da empresa funcionando da melhor maneira.
4. Monitoramento
Bons processos precisam trazer benefícios para a empresa. Dessa forma, acompanhar a execução e monitorar seus resultados é essencial para uma boa gestão. É dessa forma que se podem identificar os pontos de atenção, encontrando gargalos, onde as tarefas têm mais dificuldade de avançar, e planejar as melhorias de forma assertiva, focadas no local do problema, sem a necessidade de reformular o processo inteiro.
Esse acompanhamento pode ser feito com o uso de softwares específicos, como o Trello.
5. Melhorias
Mesmo que os seus processos funcionem bem, sempre é possível melhorá-los e lapidá-los para oferecer resultados otimizados e que acompanhem o mercado, que está em constante transformação.
Por isso, com uma boa Gestão de Processos, é possível testar novas abordagens e mudanças sem prejudicar o bom andamento das tarefas dentro da sua empresa.
Elabore sempre uma lista de possíveis melhorias e faça uma ordem de prioridade, levando em conta a dificuldade de implementação e a necessidade. Evite aplicar muitas modificações de uma só vez, porque isso, além de mais arriscado, dificulta ter uma visão clara dos benefícios gerados por cada alteração.
Além disso, também é importante ter formas dinâmicas de comunicar as mudanças para a equipe, com o uso de ferramentas online, por exemplo.
Saiba mais sobre os benefícios da digitalização de processos para entender melhor como o mundo virtual é capaz de ajudar sua gestão!
