Consegue imaginar experiência pior do que chegar a um hotel depois uma longa viagem e ter que parar na recepção para fazer o processo de check-in? E se, mais do que “parar” na recepção, esse processo se alonga por causa do preenchimento de cadastros com suas informações pessoais? Ou ainda pior: imagine-se passando por esse mesmo processo repetidas vezes em uma rede de hotéis na qual já é cliente, fornecendo as mesmas informações.
Antes de mais nada, é preciso entender que os hotéis têm de cumprir com alguns processos internos e externos para admissão de novos hóspedes. Em relação aos processos internos, é normal que exista a chamada Ficha de Hóspedes onde constam pelo menos os dados básicos dos hóspedes (nome completo, endereço, dados de contato etc.) e outros dados que serão utilizados no processo de cobrança pela hospedagem (dados do cartão de crédito, por exemplo) ou mesmo nos programas de fidelidade. Todas essas informações são então inseridas no sistema de gestão do hotel. Do lado das obrigações externas, o hotel tem que coletar outras informações sobre os hóspedes por meio da FNRH – Ficha Nacional de Registro de Hóspedes, que por sua vez irá alimentar o Sistema Nacional de Registro de Hóspedes do Ministério do Turismo. Essas informações são exigidas pela Lei 11.771/2008 e pelo Decreto 7.381/2010, permitindo que o governo federal realize o tratamento dessas informações identificando o perfil do turista e as taxas de ocupação hoteleira em cada região, possibilitando a melhoria da elaboração de políticas públicas direcionadas ao setor turístico.
Porém, independentemente da necessidade de cumprir com cadastros internos e/ou externos, a tecnologia está disponível para agilizar essa jornada, removendo o atrito e a perda de tempo e esforço inerentes a esses processos de cadastro. Por exemplo, imagine poder preencher antecipadamente essas fichas, e assim minimizar o tempo perdido na para o processo de check-in. Melhor ainda se esses cadastros puderem ser preenchidos automaticamente, aproveitando as informações que constam na sua carteira digital de documentos. Assim, mesmo que você tenha que preencher um cadastro pela primeira vez, ela será a única, pois o sistema “reaproveita” essas informações em outras situações de onboarding digital (ou de check-in, no caso de hotéis). Muito mais fácil, não?
Com um pouco mais de tecnologia, essa experiência pode ficar ainda mais fluida. Imagine uma situação na qual um hotel tenha as informações cadastrais dos hóspedes e que por meio de uma prova de vida (que pode ser incorporada ao processo de pré-cadastro ou pré-check-in) seja capaz de validar a identidade dos visitantes; a partir disso, por que não lhes dar uma chave eletrônica (um QR-Code, por exemplo)? Dessa forma, os hóspedes conseguirão acessar os seus quartos com seu smartphone, eliminando completamente a parada na recepção do hotel.
Independente da quantidade de tecnologia a ser incorporada ao processo de check-in, o fato é que o mercado de hotelaria tem uma oportunidade enorme de desburocratizar esta etapa que afeta diretamente na satisfação dos clientes. Quer entender como a tecnologia de onboarding digital da UR Company pode ajudar o seu hotel ou a sua rede? Solicite uma demonstração.
