Já falamos bastante sobre como fazer uma assinatura eletrônica, mas você sabe quanto ela custa? Aliás, você sabe quais são todos os benefícios dela?
Existem muitos empreendedores que até hoje não usam nem sabem como usar assinaturas eletrônicas, e mal sabem como elas podem facilitar suas vidas.
Pensando nisso, resolvemos escrever esse artigo, para falar não só dos custos mas também tudo o que for mais importante a respeito dessa modalidade de assinatura. Vamos lá?
Conceito de assinatura eletrônica
Antes de falarmos como fazer uma assinatura eletrônica e qual é o valor necessário para se ter uma, é importante explicarmos sobre o que se trata essa ferramenta.
Resumindo, a assinatura eletrônica é a assinatura realizada no meio digital que substitui a assinatura física de documentos, com a mesma validade jurídica, o que é muito útil para a segurança online dos negócios.
A assinatura eletrônica utiliza diferentes meios comprobatórios para atestar a autenticidade dos signatários e o não-repúdio das assinaturas, garantindo assim a total validade das transações.
Os meios de autenticação utilizados variam e podem ser, por exemplo, através do envio de tokens para os signatários (via email ou via SMS), carimbo do tempo, geolocalização ou ainda utilizando um Certificado Digital emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, ou ICP Brasil.
Comparação de custos entre assinatura física x assinatura eletrônica
O conceito de pagar para realizar a assinatura física de um documento, muitas vezes pode parecer estranha, já que, em teoria, basta rubricar o papel e pronto, certo?
Porém, esse pensamento está longe da realidade. Ao fazer uma assinatura física, os gastos estão embutidos em diversos lugares. A impressão dos papéis, o custo do envio pelo correio ou motoboy, além dos valores de reconhecimento de firma e de armazenamento desses documentos.
Todos esses gastos, combinados, fazem com que a assinatura física seja mais dispendiosa do que se imagina. Isso porque nem falamos sobre o gasto de tempo em todas essas etapas.
Já o custo da assinatura eletrônica também pode variar, dependendo do tipo e da ferramenta escolhida para a realização dela. No entanto, qualquer que seja o tipo de assinatura eletrônica escolhida, ela representa uma fração do custo total de se ter um documento assinado de maneira física.
Sendo assim, quando fazemos a comparação entre a assinatura eletrônica e a assinatura física, fica claro perceber qual traz mais vantagens a um custo menor.
É importante destacar, porém, que nas assinaturas com Certificado Digital, é necessário que você adquira previamente um certificado digital.
Como surgiu o certificado digital?
Vamos entender um pouco como surgiu o certificado digital?
Devido a necessidade de garantir segurança e integridade às informações enviadas e recebidas pela internet, é que o certificado digital foi criado.
Aqui no Brasil, a sua regulação se deu pela Medida Provisória 2.200-2 de 24 de agosto de 2001, que criou a “Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira”, a ICP Brasil.
O objetivo era garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica e também garantir a realização de transações eletrônicas.
É importante falar que a ICP-Brasil é uma infraestrutura pública operada e supervisionada pelo ITI.
Modelos de certificado digital
A primeira coisa que é preciso fazer é escolher um modelo de certificado digital, baseado nas necessidades de quem irá usá-lo e para qual objetivo.
Há muitos modelos:
- e-CNPJ: Identidade digital de pessoas jurídicas;
- e-CPF: Versão digital do cadastro de pessoa física.
- e-MEI: Identidade digital para microempreendedores individuais;
- NF-e: Certificado digital para emissão de notas fiscais eletrônicas;
- e-Saúde: Identidade digital para profissionais de saúde;
- e-Jurídico: Identidade digital para advogados inscritos na OAB;
- e-Contador: Identidade digital para contadores;
Os dois tipos mais usados de certificado digital são o certificado digital A1 e o certificado digital A3.
Você deve escolher o que mais se adequa às suas necessidades, e também deve verificar a compatibilidade do certificado com o sistema operacional e o tipo de dispositivo.
Depois, você precisa escolher as entidades certificadoras credenciadas no ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação que tem autorização para emitir certificados digitais.
Depois do pagamento, será agendada a validação, que dependendo do caso, pode ser presencial ou por vídeo. Essa fase é obrigatória para a emissão do certificado digital.
A instalação virá logo a seguir, e se trata de um processo simples e com poucos passos. Mesmo assim, é preciso ficar atento à senha cadastrada, pois ela é irrecuperável.
Custo de um Certificado Digital
O valor varia de acordo com o tipo de certificado. Como dissemos acima, os principais são A1 e A3. No caso do certificado A1, ele é gerado e armazenado no próprio computador do usuário e sua validade é de 1 ano. Já no caso do certificado A3, este fica armazenado em um dispositivo móvel, como pen drive, tokens, Smartcard, etc. e pode ser levado de um lugar para outro sem um computador e sua validade é entre 12 e 36 meses.
Para que ter uma assinatura digital?
Agora que você já viu como adquirir e as vantagens de uma assinatura digital, veja para o que ela serve:
- assinar e validar uma nota fiscal
- assinar e enviar documentos pela internet
- assinar escriturações contábeis, fiscais e outras
- conseguir enviar declarações da empresa, como o imposto de renda.
Isso tudo significa que vários procedimentos que antes tomavam muito tempo do empresário e da administração da empresa, agora podem ser feitos com mais rapidez e agilidade.
A assinatura digital com um certificado digital ainda melhora a comunicação, o sigilo nas operações e a segurança no geral.
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