Organizar os arquivos no meio tecnológico é uma meta cada vez mais comum entre as empresas, uma vez que a adoção de softwares, documentos digitais e ferramentas online ganhou muito espaço com o aumento do trabalho remoto.
Contudo, muitos líderes se perguntam como aproveitar o potencial máximo dessa nova modalidade e construir um sistema efetivo para colaboradores e clientes. Neste artigo, vamos explicar exatamente isso. Continue a leitura e aproveite!
Quais são as vantagens da gestão de documentos digitais?
Através de uma boa gestão de documentos digitais, é possível contar com vantagens como o aumento da produtividade, a redução de custos e a promoção de satisfação entre clientes e colaboradores.
Disponibilidade de informações
Em primeiro lugar, se toda a documentação e as informações estão disponíveis para quem precisa de maneira organizada e clara, o trabalho ocorre de maneira muito mais rápida e fluída.
Redução de custos
Além disso, a digitalização de processos e, consequentemente, da papelada que os acompanham diminui gastos com impressoras, papel e envio de documentos. Afinal, tudo é feito através de dispositivos eletrônicos.
Satisfação de colaboradores e clientes
Por último, quando a empresa trabalha de maneira mais eficiente, todos os envolvidos ficam mais satisfeitos. Os clientes, por exemplo, recebem o que precisam mais rápido e de modo mais organizado, como um contrato online que precisam assinar, e têm mais clareza das informações sobre o produto ou serviço contratado. Já os colaboradores têm rotinas otimizadas e podem exercer seu trabalho com mais praticidade.
Como realizar a gestão dos documentos eletrônicos?
Agora que você conhece as vantagens que um sistema bem estruturado para documentos eletrônicos oferece, deve estar se perguntando como colocar isso em prática.
O uso correto das tecnologias depende da gestão de processos relacionados. Isso significa que essa utilização precisa ser uniformizada e ainda contar com plataformas e ferramentas que ajudem na tarefa.
Por isso, o melhor caminho é a utilização de plataformas que permitem criar, armazenar, compartilhar, preencher e até mesmo assinar todos os documentos digitais envolvidos nos fluxos da empresa, formando um verdadeiro sistema.
Isso abre espaço para um controle melhor de versão de documento, por exemplo, já que não depende mais de trocas extensas de e-mail com diversos arquivos no Word. Inclusive, é também uma opção mais segura, já que tem mais camadas de segurança da informação.
A UR Company projetou exatamente essa solução. A plataforma UR For Business permite a criação de formulários, envio de contratos para assinatura eletrônica, cadastro de clientes, disparos por e-mail e muito mais.
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