A plataforma de assinatura eletrônica se tornou uma ferramenta que trouxe solução ao diminuir a burocracia em empresas, agilizando o contrato e transações e ainda prestando segurança jurídica ao ser utilizada em documentos digitais. Essa tecnologia pode ser realizada por meio de qualquer dispositivo conectado à internet, podendo ser enviada e autenticada em poucos minutos.
No entanto, para contar com essa ferramenta e deixar de comparecer aos cartórios ou até mesmo esquecer as dores de cabeça com serviços postais, é necessário que se utilize de uma plataforma confiável.
Para esclarecer isso, neste artigo vamos explicar de que forma você pode optar pelo principal recurso para usar a sua assinatura digital, características principais e a melhor plataforma para usar. Está curioso? Então continue lendo conosco!
Busque por uma plataforma de assinatura eletrônica que traga segurança
Como tem validade jurídica, a assinatura eletrônica pode ser utilizada em diversos documentos, como propostas comerciais, contratos ou qualquer outro documento que necessite de uma assinatura.
Neste caso, é necessário que a autoria dessas assinaturas sejam verificadas, isto é, a plataforma que você escolher precisa oferecer formas de garantir essa autenticidade e a integridade do documento a ser assinado.
Ao optar por uma plataforma de assinatura eletrônica, ela deve oferecer diversos níveis de autenticação que visam garantir a autoria e, consequentemente, liberar o acesso aos arquivos às pessoas com autorização para acessá-los. Desta forma, essa autenticação pode ser realizada através de: SMS, e-mail, identidade social, certificado social, bem como a geolocalização do usuário.
Além da garantia de autorizações confiáveis para o usuário na plataforma, a ferramenta deve ratificar que um documento não seja alterado no momento do envio.
Com isso, para assegurar a conformidade do processo, é necessário que a plataforma ofereça uma aba com o histórico de todos os documentos auditáveis e mecanismos como selos antifraudes, termos de assinatura, registro eletrônico e marcas d’água.
Integridade
Empresas que estejam aderindo aos meios digitais já têm noção de que nenhuma tecnologia alcança sua performance se utilizada de maneira independente. Isto é, mecanismos organizacionais devem ter integração para garantir resultados eficientes com ampla abrangência.
Portanto, é fundamental que a plataforma de assinatura eletrônica seja alinhada para executar suas funções junto a outros sistemas. De modo geral, isso ocorre por meio de APIs.
Dessa maneira, é possível fazer a assinatura do documento utilizando um sistema SAP ou incorporar a assinatura ao Salesforce para monitoramento da quantidade de vendas realizadas em determinado período ou mesmo fazer a antecipação do ciclo de vendas, gerando mais contratos fechados em poucas horas sem precisar esperar dias por uma assinatura manuscrita.
Esse agrupamento também serve para arquivos que podem ser simples: envio de um documento através da nuvem, utilizando as ferramentas do Google Drive, é uma excelente alternativa para utilizar a rubrica digital do pacote Office, bem como fazer a conversão de documentos para PDF.
Flexibilidade
Profissionais mais experientes se sentem desconfiados com as ferramentas de TI. Isso porque em algumas situações, a sua utilização exige conhecimentos técnicos e preparo. No entanto, a assinatura digital é uma ferramenta muito mais instrutiva e hoje, é fácil de ser utilizada sem ter que abrir mão da segurança.
De qualquer modo, é imprescindível contar com um técnico para implantar o sistema e esse profissional também precisa te trazer segurança. Neste sentido, contratar empresas que já possuem consolidação no mercado — nacional e internacional — garantirá tranquilidade e segurança para seu negócio.
Não esqueça também de perguntar sobre o suporte oferecido por essa empresa que deseja contratar. A empresa deve oferecer estratégias de autoatendimento e também auxílio remoto. Você pode contar com treinamento para fazer a transição ao mundo digital, garantindo a potencialidade em sua utilização.
Mobilidade
Um dos maiores benefícios em aderir a ferramentas digitais é pela mobilidade. Quando os colaboradores conseguem executar suas funções do trabalho diretamente pelo smartphone, as chances de atuação tendem a crescer gradativamente. O colaborador consegue trabalhar durante o trajeto, em visitas à clientes, home office, etc.
Ou seja, em qualquer lugar com acesso à internet é vantagem utilizar a plataforma de assinatura eletrônica.
O método de assinaturas eletrônicas deve ‘casar’ com o serviço de nuvem. Isso porque os documentos precisam de envio e acesso em servidores remotos sem perder a segurança dos dados.
Em contrapartida, o software precisa ser habituado para outras telas, otimizando seu uso. Portanto, você pode encontrar aplicativos compatíveis com sistemas Android e iOs. É preciso que ele ofereça usabilidade, botões de acesso, layout acessível e telas compactas sensíveis.
Plataforma personalizável de assinatura eletrônica
É importante que cada empresa possua suas necessidades específicas e, portanto, vale a pena aguardar por uma implantação de sistema que atenda a sua demanda. Como dito, a plataforma de assinatura eletrônica deve oferecer um bom mecanismo de APIs que, não só tenha permissão de integridade com outros serviços, mas também seja uma ferramenta personalizável conforme com os desejos da empresa.
Apesar disso, não é tão necessário fazer mudanças bruscas — como no caso da programação — alguns níveis de personalização são satisfatórios e atendem as necessidades da corporação. Alguns softwares permitem padronizar arquivos, trocar a logo e cores que formam a identidade da empresa, formulários, templates, justamente para usar uma ferramenta que seja a ‘cara’ do seu negócio.
Organização
O envio de documentos não é só importante, mas a organização também conta neste processo. Assim, a corporação pode fazer consulta de arquivos fundamentais que precisam ser acessados com poucos cliques.
Além do mais, esses arquivos podem ser utilizados para diversos assuntos, como, por exemplo, comparar propostas de clientes enviados pela empresa, contratos fechados, esses mecanismos podem ser realizados através de uma plataforma de assinatura eletrônica.
Portanto, gerir documentos em uma plataforma digital permite não só diminuir os gastos com impressão e envio, mas também otimiza o processo entre a empresa e cliente, reduzindo o nível burocrático e proporcionando um banco de dados seguro. Assim, a empresa consegue ter acesso ao seu próprio histórico de transações e identificar brechas e possibilidades de melhoria.
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