O papel tem seu lugar em todos os setores, mas quando se trata de capturar dados sem erros de forma rápida e eficiente, a digitalização com os formulários digitais traz enormes benefícios em comparação. Apesar desse fato inegável, muitas empresas ainda dependem do papel para coletar e compartilhar dados.
Se sua empresa ainda estiver usando papel para realizar inspeções, auditorias ou verificações em campo, é provável que você precise se atualizar e descobrir as vantagens dos formulários digitais para empresas. Acompanhe!
1. Melhor qualidade de dados
Quando você captura dados usando papel, sempre existe a possibilidade de entradas incompletas, erradas ou conflitantes. Durante a transcrição manual ou entrada dupla em outro sistema, esse risco é efetivamente dobrado.
Pequenos problemas podem se transformar rapidamente em desastres totais se o funcionário perder um dia de trabalho, encontrar um formulário com caligrafia ruim ou perder algum dado devido a erro humano,
Com soluções digitais, a entrada de dados pode ser controlada com limites específicos, parâmetros predefinidos e validação de campo. Carregamentos automáticos e em tempo real de dados para um banco de dados central tornam a transcrição manual desnecessária. Enquanto isso, informações colhidas através de um formulário digital são fáceis de encontrar, organizar e atribuir às pessoas certas.
2. Maior eficiência operacional
Entrada dupla de dados, verificações de qualidade de dados e gerenciamento manual são um modo de vida quando você depende do papel. Além disso, a carga logística de impressão, distribuição e devolução de formulários em papel cria uma barreira entre os problemas e suas resoluções.
O formulário digital elimina a papelada, conectando os problemas diretamente com as próximas etapas. Uma solução integrada permite fluxos de trabalho configuráveis para notificar os supervisores assim que um problema é descoberto. Os fluxos de trabalho permitem até que você atribua tarefas de acompanhamento automaticamente, mantendo os supervisores informados.
3. Melhor acesso aos dados
Inserir dados de formulários em papel em um sistema digital e verificar se o conteúdo está correto pode levar horas ou até dias, dependendo da complexidade e quantidade de documentos. Também não há visibilidade em tempo real do que realmente está acontecendo no campo. Você acessa os dados quando estão prontos e nem um momento antes.
Se você estiver lidando com quantidades de dados em escala empresarial, esperar pelos resultados não é o ideal. Esperar por dados viáveis aumenta o tempo de ação dos líderes em sua organização, o que pode levar a atrasos entre a adoção de novas estratégias e a interpretação dos resultados.
Com uma solução digital, os dados estão disponíveis em tempo real. Assim que o formulário for respondido, você poderá acessar os resultados.
Além do mais, poderosas ferramentas de análise de dados, como painéis, fornecerão clareza instantânea em seções transversais de seus dados. Isso facilita, inclusive, a visualização de seus dados e a criação de tabelas e gráficos.
4. Integração
Como já dissemos, o papel dificulta o armazenamento e visualização dos dados coletados. Assim, os formulários coletados em papel, muitas vezes precisam ser inseridos novamente, digitalizados ou importados para um banco de dados digital. Com o papel, você precisa executar várias etapas extras apenas para colocar as informações em uma posição utilizável.
É uma dissonância ainda mais pronunciada quando você lida com sistemas múltiplos e díspares. Já é bastante difícil fazer um sistema de ordem de serviço, banco de dados e ERP funcionarem juntos; com papel, você está adicionando mais um obstáculo.
Um formulário digital com uma camada de integração devidamente configurada pode efetivamente “conversar” com todos os seus outros sistemas, trocando dados, tarefas e chamadas de API.
Essa integração profunda pode ocorrer de várias maneiras, como acionar uma ordem de serviço com base em uma inspeção concluída. Ele pode até mesmo automatizar caminhos de escalonamento complexos nos quais a prioridade é repassada entre vários funcionários ou equipes diferentes.
5. Melhor rastreabilidade e responsabilidade
Ao lidar com informações confidenciais, como registros de pacientes, inspeções de segurança ou relatórios de incidentes, você quer ter certeza de onde elas vêm. Se alguém cometer um erro ao longo da “cadeia de custódia” do documento, você vai querer saber quem é o responsável. Mais importante, você deseja ter controle sobre quem pode acessar informações restritas.
Ao trabalhar com papel, é quase impossível controlar as trilhas de auditoria, os direitos de acesso do usuário e a segurança dos dados. Enquanto isso, algumas informações, como registros de pacientes, precisam permanecer identificáveis e seguras. O tipo de criptografia necessária para esse nível de privacidade simplesmente não é possível no papel.
Com os formulários digitais, as trilhas de auditoria são facilmente acessíveis aos administradores; você pode identificar rapidamente quem preencheu, visualizou ou alterou um formulário e quando o fez.
Embora as opções de criptografia possam variar de acordo com a tecnologia, elas podem oferecer a opção onde o papel não oferece. Além disso, os níveis de acesso e as permissões do usuário permitem que você designe quais funcionários podem editar ou visualizar formulários. Isso lhe dá controle total sobre como (e por quem) seus dados são coletados.
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