Embora seja uma tecnologia usada há tempos, muitos ainda têm dúvidas de como fazer uma assinatura digital para documentos. Não importa o seu dispositivo, você pode assinar a qualquer hora, em qualquer lugar.
A assinatura digital é diferente da assinatura com papel e caneta, pois você assinará um documento em formato digital, mas que garante toda a segurança necessária.
Uma das principais diferenças entre a assinatura tradicional e a assinatura digital é que você não precisa imprimir nada com a assinatura digital. Não há desperdício de papel ou impressão de cópias duplicadas, além de fornecer mais segurança e sigilo a toda a transação.
As ferramentas de assinatura digital substituem o processo arcaico de imprimir documentos digitais e indicar as áreas a serem assinadas por um processo simples e automatizado que orienta os destinatários e acelera os fluxos de trabalho de aprovação.
Por isso, neste post vamos ensinar como você faz uma assinatura digital para documentos. Acompanhe!
O que é uma assinatura digital?
Uma assinatura digital é um reconhecimento juridicamente vinculativo e executável que um signatário adiciona a um documento. Quando as qualificações são atendidas, a assinatura eletrônica é tão válida quanto uma assinatura digital.
Para tornar uma assinatura válida durante o processo de assinatura digital, você precisa provar a identidade do signatário, a intenção do signatário e verificar o processo de solicitação de assinatura.
A UR Company, por exemplo, realiza autenticação de identidade, como “quem” assinou e “o que” foi assinado. Em seguida, ele coleta e registra a “intenção e consentimento”.
A UR Company documentará todas as atividades em uma trilha de auditoria digital protegida por uma autoridade de certificação digital para garantir que não tenha sido adulterada e que todas as assinaturas digitais sejam válidas.
Como funciona a assinatura digital?
As assinaturas digitais permitem criar fluxos de trabalho condicionais fáceis para assinar documentos. Ao contrário dos contratos impressos, você não precisa imprimir, enviar, editar e reenviar quaisquer documentos com assinatura digital se houver alguma alteração feita neles.
Com processos personalizáveis e opções de modelo, os negócios da sua organização migram para o digital rapidamente.
As opções de assinatura de arrastar permitem destacar qualquer seção do documento que exija uma assinatura.
Um único clique envia esses documentos para revisão ou aprovação para vários destinatários (e os armazena para referência futura). Nada poderia ser mais simples do que isso.
Quando se trata de uma trilha de auditoria, ela permite que sua equipe e seus clientes vejam quem interagiu com um determinado documento em qualquer ponto de seu ciclo de vida.
Ele mostra todas as interações com o documento desde o momento em que o destinatário o visualiza, o que inclui:
- Alterações no status da proposta
- Assinaturas recebidas (incluindo endereço IP, assinatura, data e hora)
- Edições feitas no documento
- Quando o documento foi visualizado
- Comentários deixados no documento.
Essencialmente, você e seus clientes podem ver as etapas exatas executadas por cada pessoa que interage com o arquivo.
Como fazer uma assinatura para documentos?
Agora que você aprendeu os meandros do que exatamente é uma assinatura digital e como ela é usada durante o processo de contrato e fluxos de trabalho de aprovação.
Vamos nos aprofundar em como você pode usar um dos provedores de serviços confiáveis no mercado, como UR Company, para criar a sua própria assinatura.
Uma vez que você esteja atualizado sobre como as assinaturas digitais são benéficas ao configurá-las na UR Company, você perceberá quanto mais tempo terá em suas mãos, quão conveniente é obter a assinatura final e quão eficiente é o processo geral de assinatura do documento.
Comece acessando nosso site. Escolha o plano que melhor se adequa às necessidades da sua empresa para garantir que os documentos sejam legalmente assinados por você em nossas plataformas de automação de contratos.
