Os benefícios da assinatura digital no lugar de assinaturas de próprio punho são óbvios – reduzir o desperdício de papel, diminuir os custos operacionais, acelerar a entrega de documentos, para citar alguns – mas o que talvez não seja tão claro é o que está acontecendo quando você realmente aplicar uma assinatura digital a um documento.
Então, vamos explicar para você como funciona o processo de assinatura digital e você pode utilizá-la em sua empresa. Boa leitura!
O que são assinaturas digitais?
As assinaturas digitais são um meio de autenticar a identidade dos signatários e a integridade de mensagens e documentos eletrônicos assinados. São admissíveis como prova em processos judiciais e fornecem um nível de segurança mais elevado do que as assinaturas manuscritas.
Desta forma, uma assinatura digital deve ser:
- exclusivamente vinculado ao signatário,
- capaz de identificar o signatário,
- vinculado aos dados assinados para que qualquer alteração posterior nos dados seja detectável.
Além disso, o signatário precisa ter controle exclusivo sobre os dados usados para criar a assinatura digital.
Em um sistema aberto, como a Internet, as partes nem sempre se conhecem antecipadamente. Portanto, para poder usar assinaturas digitais com segurança, eles devem ter uma maneira de vincular uma assinatura à pessoa que a criou.
Como funciona o processo de assinatura digital?
A seguir, veja como funciona o processo de assinatura
Aplicando a Assinatura
Ao clicar em “assinar”, uma impressão digital exclusiva (chamada de hash) do documento é criada usando um algoritmo matemático. Este hash é específico para este documento em particular; mesmo a menor alteração resultaria em um hash diferente.
O hash é criptografado usando a chave privada do signatário. O hash criptografado e a chave pública do signatário são combinados em uma assinatura digital, que é anexada ao documento.
Verificando a assinatura
1. Ao abrir o documento em um programa compatível com assinatura digital, o programa usa automaticamente a chave pública do signatário (que foi incluída na assinatura digital com o documento para descriptografar o hash do documento.
2. O programa calcula um novo hash para o documento. Se esse novo hash corresponder ao hash descriptografado da Etapa 1, o programa saberá que o documento não foi alterado e exibirá mensagens.
O programa também valida se a chave pública usada na assinatura pertence ao signatário e exibe o nome do signatário.
Assinaturas digitais versus assinaturas eletrônicas
O termo assinaturas eletrônicas refere-se a todos os dados em formato eletrônico que são anexados ou logicamente associados a um documento ou mensagem eletrônica e que são usados pelo signatário para assinar.
O termo assinaturas digitais, por outro lado, refere-se apenas a assinaturas eletrônicas que atendem aos requisitos eIDAS para assinaturas eletrônicas avançadas ou assinaturas eletrônicas qualificadas .
Em conclusão, todas as assinaturas digitais são assinaturas eletrônicas, mas o contrário não se aplica.
As assinaturas digitais são seguras?
Sim! As assinaturas digitais permitem que você verifique a identidade dos signatários, certifique-se de que quaisquer documentos enviados não possam ser modificados e garanta que o signatário não possa negar ter assinado esses documentos.
Quais são os benefícios das assinaturas digitais?
Além de fornecer um nível de segurança mais alto do que as assinaturas manuscritas, as assinaturas digitais também ajudam você a:
- reduzir a quantidade de trabalho manual na preparação, envio, assinatura e digitalização de documentos
- eliminar a necessidade de tinta, papel e taxas de postagem
- tornar mais conveniente para as partes interessadas assinar documentos
Outras vantagens das assinaturas digitais são o retorno mais rápido do contrato, a conformidade sem complicações com os requisitos legais e um impacto positivo no meio ambiente.
Quando posso usar assinaturas digitais?
Empresas de vários setores e departamentos usam assinaturas digitais para melhorar a eficiência e fortalecer a segurança dos dados. Seguem alguns exemplos de documentos que podem ser assinados digitalmente:
- Relatórios anuais, relatórios de auditoria, cartas de compromisso, cartas de representação, declarações gerenciais, acordo de confidencialidade e documentação fiscal
- Contratos de empréstimo, aluguel ou compra de imóveis, documentos do conselho e da empresa, apólices de seguro, acordos de planos de pensão, ofertas de leasing, acordos voluntários e acordos de reembolso
- Contratos de locação, contratos de compra e venda, escrituras e formulários web imobiliários
- Contratos de trabalho, políticas e diretrizes da empresa e acordos de bônus
- Documentação da assembleia geral, políticas de governança e estatutos
Conte com a UR Company para assinar digitalmente
Na UR Company, você pode assinar seus documentos sem burocracia. Também conta com um sistema seguro para analisar a autenticidade e veracidade dos seus documentos sem que haja fraude.
Além disso, você terá acesso para enviar documentos para assinatura digital (através do uso de certificados digitais como: e-CPF e e-CNPJ) e diminuir o tempo entre o primeiro contato e o contrato assinado. Quanto mais você usa, menos você paga.
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