Se você não sabe como prosseguir com relação à assinatura de contratos com assinatura eletrônica, veio ao lugar certo. Com o aumento de funcionários trabalhando home office, pessoas fechando negócios em lugares diferentes, a necessidade de assinar contratos utilizando assinatura eletrônica tem se tornado essencial.
Está cada vez mais comum na rotina das empresas o compartilhamento e armazenamento digital de documentos, e por isso é obrigatório entender o máximo possível sobre como assinar um contrato com assinatura eletrônica.
Existem diversas opções para assinatura de documentos empresariais e contratos com validade legal, tornando toda a negociação segura, independente se efetuada no meio eletrônico, com a mesma segurança jurídica.
Dentre os diversos tipos de assinatura eletrônica, a assinatura com certificado digital é a que oferece maior segurança às partes, sendo equivalente a uma assinatura com firma reconhecida pela fé pública de um cartório.
Para esclarecer todas as suas dúvidas, continue com a leitura!
Como funciona o contrato digital?
Um contrato digital é um documento de formalização efetuado por duas ou mais pessoas de maneira digital.
Ele dispensa a necessidade de impressão de documentos ou de ser validado com a assinatura feita à mão.
Por ser digital, pode ser assinado pelo celular, tablet ou computador.
Além de não ter todas as etapas de envio até o destinatário e armazenamento de papeladas, o contrato digital se destaca como uma opção mais segura e mais moderna, porque a assinatura de contratos e documentos digitais funciona a partir de uma chave de segurança criptografada.
Essa chave garante a veracidade das informações, assim como a identidade do assinante, e dos dados disponibilizados por meio de um certificado digital.
Vantagens de assinar um contrato com assinatura com certificado digital
Hoje em dia as empresas estão optando por assinar os contratos digitalmente, pois são beneficiadas de diversas formas.
Vamos ver quais são as principais vantagens de investir em um sistema de assinatura eletrônica:
- Redução de custos: um contrato digital evita gastos com impressão, envio dos documentos e custos de cartório.
- Facilidade de acesso: por conta do armazenamento em nuvem, o acesso e assinatura de documentos pelo celular, tablet ou desktop exige apenas uma conexão à internet.
- Agilidade nas negociações: a assinatura digital acelera as negociações, seja na contratação de prestadores de serviços ou fornecedores. Isso ocorre porque as partes podem assinar contrato de qualquer lugar do mundo, ampliando as opções de negociações, já que não é necessária a presença física para validar o documento.
- Economia de espaço: por ser uma maneira digital de assinatura e armazenamento, esse recurso dispensa a necessidade de um espaço físico para preservar e guardar os documentos
- Organização: ferramentas de assinatura digital permitem uma maior organização de documentos, com divisão em pastas e subpastas, que facilita a pesquisa – diferente dos arquivos físicos.
- Segurança das informações: é possível contar com dispositivos que protegem e restringem o acesso aos contratos, e além disso a assinatura digital possui chaves de segurança criptografadas, que garantem mais segurança ainda nas informações.
Principais dúvidas sobre como assinar um contrato com assinatura eletrônica via certificado digital
Assinar documentos com um certificado digital é simples. Na prática, é possível inserir o aceite com certificado digital por meio de ferramentas de assinatura eletrônica que oferecem essa opção e essa é a melhor forma de garantir validade jurídica e ter a praticidade de assinar os mais diversos documentos de onde estiver.
Afinal, é como se fosse a assinatura virtual de cada pessoa, e vale com a mesma autenticidade de confirmação de identidade que uma assinatura no papel.
Com esse certificado, é possível atestar segurança nas informações do contrato e na validação da assinatura das partes envolvidas, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas.
Mas afinal, a assinatura com certificado digital é confiável?
Sim, e é uma solução segura para as empresas. Por ser uma tecnologia que usa chaves criptografadas e com certificado digital, as empresas têm garantia de um alto nível de autenticidade, segurança das informações e validade da identidade do signatário.
Os documentos assinados com a assinatura digital também possuem validade jurídica.
Antes da criação da Lei da Assinatura Digital, existiam casos de exceção, mas hoje existe uma classificação de assinaturas mais claras e regras pré estabelecidas.
Se as empresas estiverem em dúvida se o documento terá ou não validade jurídica, é só consultar a Lei 14.063/2020.
Em caso de contratos de prestação de serviço, por exemplo, a assinatura digital tem a mesma validade que a assinatura feita à mão.
Cuidados que devemos tomar ao assinar um documento digitalmente
Agora que você viu um passo a passo de como assinar um contrato com certificado digital, veja os cuidados que você deve ter na sua empresa para o uso de assinaturas eletrônicas:
- Adquira uma plataforma de assinaturas eletrônicas,
- Escolha o certificado digital que mais se adequa às necessidades da sua empresa e aos tipos de documentos assinados
- Fique atento à validade do certificado digital
- Crie senhas PIN com segurança, para garantir mais proteção aos documentos. É recomendado o uso de senhas com letras (maiúsculas e minúsculas), símbolos e números.
- Tenha cuidado com assinaturas digitais em computadores compartilhados ou com acesso fácil ao e-mail de validação.
- Encontre uma autoridade certificadora que controle a emissão de chaves de segurança, com padrões e regras estabelecidas pela ICP-Brasil.
Conclusão
Como vimos, não há o que se discutir com relação à validade de um contrato quando ele é assinado com uma assinatura eletrônica via certificado digital.
Mas, considerando as demandas das organizações e o volume de documentos empresariais que precisam ser validados no dia a dia, nem todas as ferramentas se encaixam como a opção mais vantajosa.
Por isso, na hora de escolher no sistema que for investir, leve em conta o custo-benefício. Existem opções que podem ser indicadas para o uso pontual, mas que não apresentam funcionalidades completas, como filtros de documentos por data, status de pendência ou tipo de arquivo.
Se a ideia for ter mais integração e segurança nas informações, o ideal é apostar em uma ferramenta desenvolvida exclusivamente para empresas que precisam de uma maneira simples e rápida de assinar e armazenar documentos, sejam eles contratos de prestação de serviços, notas fiscais, contratos com fornecedores, etc.
Outra dúvida que algumas pessoas têm, é se a assinatura eletrônica com o uso do certificado digital substitui o reconhecimento de firma. A resposta é sim, pois ela tem a mesma validade jurídica que a assinatura à caneta, independente de trazer ou não o carimbo de um cartório.
Portanto, a assinatura eletrônica com certificado digital garante autenticidade, integridade e confidencialidade no meio online. Por isso, ao assinar um documento com assinatura eletrônica via certificado digital, ele passa a ter cobertura por lei e é aceito juridicamente.
