Podemos dizer que estamos no auge da era da informação, em que todos estamos conectados por meio de nossos celulares e computadores, e pode parecer estranho que ainda haja empresas que estejam tão dependentes de informações em papel.
Além de ser complicado arquivar e gerenciar esses dados, a digitalização de documentos surge como uma alternativa interessante.
No artigo de hoje, vamos entender melhor como funciona essa prática e também quais os benefícios que ela pode gerar para o negócio. Nos acompanhe na leitura!
O que é digitalização de documentos?
Há documentos que são gerados diretamente em papel, outros formulários que são preenchidos à mão por um operador, outros que são criados em meio eletrônico, usando sistemas ou aplicativos, podendo ser impressos para que sejam assinados, por exemplo.
Mas há também uma alternativa que está ganhando cada vez mais adeptos: a digitalização de documentos.
Hoje é possível transferir as informações de um registro em papel para o meio eletrônico.
Até pouco tempo, escanear um documento gerava um arquivo similar a uma foto, mas hoje as soluções já são capazes de ler os caracteres e transformar a informação impressa em uma cópia eletrônica passível de edição.
Etapas da digitalização
A digitalização converte documentos em papel em arquivos eletrônicos, de forma que fiquem mais fáceis de serem manuseados e arquivados. Eles podem ser salvos em servidores ou na nuvem e você também pode guardar os originais se quiser, seja em um arquivo próprio ou terceirizar a gestão.
Dependendo do seu objetivo, é possível capturar a imagem ou extrair os dados do documento, em dois processos tecnológicos diferentes.
A captura de informações converte um documento em papel para uma réplica digital, usando formatos de arquivo PDF, JPEG ou TIFF com mais frequência.
A obtenção de dados, que também é chamada de processamento de formulários, extrai textos, números e informações codificadas de uma cópia impressa.
Esse software de captura pode ser “treinado” para absorver certas áreas de um documento e assim, transferir para o sistema o que for de interesse e útil dentro do documento e do fluxo de trabalho de quem está operando o arquivo.
Antes de digitalizar é preciso preparar os documentos em papel, remover grampos, clipes e notas adesivas dispensáveis, e também consertar as páginas rasgadas. Depois é preciso fazer a classificação e separar em lotes.
A conversão ocorre quando o software transforma o documento analógico em formato digital e você pode fazer isso usando um aparelho de fax ou mesmo tirando uma foto com o seu celular.
Mas pensando em uma digitalização profissional, você terá que investir em um scanner ou uma impressora multifuncional que consiga fazer a leitura e transformar a informação para o meio eletrônico.
E por fim, a indexação serve para que o arquivamento seja feito de maneira correta e os documentos possam ser encontrados futuramente.
Há várias técnicas diferentes para criação desses índices, então é preciso buscar uma que seja adequada à realidade que a empresa precisa. Algumas soluções de digitalização já fazem isso de forma automática.
Quais são as vantagens de investir na digitalização de documentos?
A digitalização é uma operação que chegou para ficar, assim como a internet e os telefones celulares. Mesmo assim há empresas que ao invés de modernizar, insistem em arquivar seus documentos.
Vejamos algumas vantagens de investir na digitalização de documentos:
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Filtros e pesquisa instantânea
Ao contrário de quando você tem registros em papel, a documentação digital pode ser pesquisada de forma instantânea, utilizando ferramentas de busca. Os documentos podem ser localizados por nome, data ou outras palavras-chave.
As pesquisas que poderiam levar horas, olhando documento por documento, podem ser concluídas em segundos.
A documentação, quando digital, coloca todas as informações que você criou na ponta dos dedos: se você puxar todos os registros relacionados a um projeto importante, você verá quais documentos foram finalizados em uma determinada data, por exemplo.
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Acesso em tempo real
Documentos criados com a digitalização podem ser acessados em qualquer lugar. Os funcionários da empresa ou quem for interessado pode acessar um arquivo eletrônico de qualquer lugar, principalmente se estiverem arquivados na nuvem.
Essa tecnologia também garante que todos estejam vendo uma versão mais recente do documento e o controle é automático, e evita que o tempo seja desperdiçado em documentos desatualizados.
A formatação pode incorporar textos, imagens, gráficos e hiperlinks, e ela é preservada se o documento é acessado em um desktop, tablet ou smartphone, permitindo que os colaboradores trabalhem remotamente, usando qualquer dispositivo que seja melhor.
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Economia de tempo e dinheiro
Se não tem economia, não vale a pena, não é verdade?
Com esse tipo de tecnologia, você pode aproveitar aquele espaço que era feito para arquivo, deixando-o para outro setor da empresa que você precisar. Se você estava alugando um local somente para isso, por exemplo, você pode optar por deixar os documentos que você precisar em um local terceirizado ou em outro local mais barato.
Com as cópias digitalizadas você também economiza em impressões, pois não haverá necessidade de fazer inúmeras vias para uso ou mesmo para segurança. A documentação digital vai manter a formatação e arquivos consistentes em toda a empresa, economizando tempo e dinheiro.
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Maior segurança
A documentação digital apresenta vantagens significativas quando se trata de segurança, pois documentos individuais podem ser protegidos por senha, garantindo que somente aqueles com autorização e necessidade de visualizar as informações tenham acesso.
Inclusive, armazenar arquivos importantes online permite que sejam feitos backups regularmente, ao contrário dos arquivos físicos que podem sofrer danos. Além disso, podem ser facilmente perdidos, ou até mesmo inutilizados por pessoas mal intencionadas.
Inevitavelmente, a digitalização de documentos é um processo que será adotado por todas as empresas, e aquelas que buscam diferenciais competitivos e que apresentam problemas para o gerenciamento de seus arquivos físicos já estão fazendo investimentos nesse sentido.
Contar com uma empresa especializada pode ajudar a acelerar esse processo.
Empresas pequenas devem digitalizar seus documentos?
As vantagens obtidas são as mesmas das grandes empresas.
Para começar, o uso de documentos digitalizados irá reduzir o uso de papel, fazendo com que os gastos diminuam e a empresa aumente sua responsabilidade com o meio ambiente.
Outro benefício é a liberação de espaços físicos da empresa, e isso faz bastante diferença em uma empresa pequena, que pode destinar aquele espaço para um novo funcionário, por exemplo.
A facilidade de acesso, e o aumento de produtividade também são fatores que devem ser considerados.
Vamos pensar em um cenário onde mesmo que a empresa seja pequena, seu espaço físico seja grande.
Mesmo que você tenha espaço para um arquivo, você terá gasto com papel, gasto com funcionários para manusear o arquivo e ainda terá que lidar com horas para achar um documento.
Tendo os documentos digitalizados, basta acessar o sistema, digitar seu usuário e senha e pesquisar o documento que você precisa.
Essas vantagens, se aliadas com boas práticas empresariais, ainda vão contribuir imensamente para o crescimento da empresa, que é o que toda empresa pequena almeja.
Sabemos que a medida também exige investimentos, mas o retorno vem de outras maneiras.
Em alguns casos não é preciso nem investir em máquinas para isso, pois alguns aplicativos de celular permitem que documentos físicos sejam digitalizados rapidamente.
É importante ainda, dentro desse tema, saber que em 18 de março de 2020 foi publicado um decreto, de nº 10.278, que estabelece os requisitos para a digitalização de documentos para que eles produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
De acordo com o decreto, desde que cumpridos os requisitos estabelecidos, os documentos digitalizados terão a mesma força, efeito e validade dos documentos originais.
