Os aplicativos móveis tornaram-se comuns em nossas vidas diárias e nos negócios. Assim, muitas empresas perceberam que a implementação de formulários digitais em seus processos de negócios melhora significativamente a qualidade dos dados, além de agilizar, e muito, os fluxos de trabalho.
Portanto, aqui você vai conferir os benefícios dos formulários digitais para os processos de negócios.
Formulários digitais: o que são e para que servem
Simplificando, os formulários digitais são versões digitais ou computadorizadas dos formulários em papel. Um formulário digital é uma renderização baseada na Web ou em dispositivos móveis do que tradicionalmente tem sido um formulário em papel, que ajuda a coletar, organizar e armazenar dados essenciais de várias partes interessadas, incluindo clientes, funcionários, investidores, vendedores e fornecedores.
Os formulários digitais ajudam a coletar informações em tempo real e permitem o processamento instantâneo de dados e a geração de relatórios. Você pode usar formulários digitais de várias maneiras, dependendo da estrutura e das necessidades de sua organização.
Os formulários são onipresentes devido à sua simplicidade e alto nível de personalização – você pode colocá-los em uso em instituições educacionais, empresas, manufatura, hospitais e muito mais. Por isso, seus benefícios ajudam a:
Reduzir custos e economizar tempo
Muitas empresas ainda trabalham de forma que os dados sejam coletados por suas equipes de campo o dia todo no papel e digitados novamente nos sistemas de back office no final do dia. Isso consome muito tempo que poderia ser usado para outras atividades.
Ao ter que reinserir os dados, prolonga o tempo para a próxima etapa do fluxo de trabalho (por exemplo, a emissão da fatura). Com o uso de formulários digitais, os dados são transferidos automaticamente para todos os sistemas de back-office e ficam disponíveis instantaneamente.
Substituir formulários de papel também ajudará você a economizar dinheiro em toner, papel, cartuchos, impressoras e manutenção de impressoras. Além de o papel ser um meio caro, preencher formulários manualmente, digitalizá-los e enviá-los por e-mail ou fax também consome muito do valioso tempo de uma equipe. Sem falar que, quando os formulários de papel são preenchidos, eles ainda devem ser inseridos em seu sistema e depois armazenados em arquivos por muitos anos.
Recursos extras que os formulários digitais oferecem
Os formulários digitais têm tantos recursos que os formulários de papel não possuem! Você pode solicitar fotos, vídeos e outros arquivos, fazer a validação de formato de dados, como CPF ou telefone, coletar assinatura e facilmente duplicar seus documentos.
Com formulários digitais, os dados podem ser organizados de forma rápida e eficiente em diferentes grupos e posteriormente exportados para um Excel ou qualquer outra ferramenta de BI, o que lhe dá uma boa visão geral de seus dados coletados e armazenados em um aplicativo – em um só lugar.
Além disso, quando você quiser alterar o formulário, poderá adicionar facilmente um parágrafo, uma assinatura, um menu suspenso ou alterar seus formulários de qualquer outra forma, sem a necessidade de refazer impressões e sem custos extras.
Dados precisos em tempo real
Os dados são instantaneamente digitalizados e armazenados no sistema e prontos para processamento posterior, seja uma fatura emitida com base em uma ordem de serviço ou um procedimento de reembolso após solicitado.
Além disso, o papel não informa nada sobre o que está acontecendo no momento em que o formulário foi preenchido, mas nossa plataforma digital sim. Também com o uso do agendador, você pode acompanhar e planejar o trabalho minuto a minuto.
Acesso Remoto
Já precisou acessar dados fora do escritório que estavam registrados apenas em formulário de papel e não conseguiu concluir a tarefa? Isso nunca mais acontecerá, mesmo que os formulários sejam baseados em nuvem, você pode executar tarefas offline ou, quando online, também obter informações do escritório.
Posteriormente, seu banco de dados será preenchido com informações precisas e verificadas. Todo o trabalho e comunicações futuras serão mais eficazes para ajudá-lo a gerar mais negócios.
Sustentabilidade para o meio ambiente
De acordo com o Instituto Internacional para o Desenvolvimento Sustentável, nas últimas duas décadas do século 21, o rápido desmatamento cobrou seu preço – cerca de 15 milhões de hectares de florestas são perdidos anualmente, principalmente nos trópicos. Florestas inteiras praticamente desapareceram em alguns países.
Por outro lado, os resíduos de papel e cartão representaram cerca de 26% (ou 67 milhões de toneladas) dos 258 milhões de toneladas de resíduos sólidos urbanos gerados em 2014 e mais de 14% dos 136 milhões de toneladas de resíduos sólidos urbanos que foram parar em aterros em 2014. Os formulários digitais ajudam a reduzir essa quantidade de papel.
Por que contar com a UR Company?
Na UR Company você conta com uma plataforma tecnológica e de alto desempenho em fornecer formulários digitais de qualidade para sua empresa. Com um investimento acessível e escalável, implemente a transformação digital no processo de onboarding de clientes. Confira as vantagens:
- Solução no-code Totalmente Parametrizável
- Facilidade na criação de Formulários e Cadastro de Novos Clientes
- Disparo Automatizado por e-Mail e Painel de Controle de Status
- Usuários Ilimitados
- White-Label
Que tal saber mais sobre os nossos formulários digitais e se conectar com uma plataforma eficiente para anexar seus documentos e informações importantes sem perdê-los? Acesse o site e conheça todas as nossas soluções para você!
