Que a assinatura digital é uma ferramenta importante para agilizar a validação de documentos, desburocratizar processos e reduzir custos já sabemos, mas será que podemos, ou temos que imprimir contratos com assinatura eletrônica?
Muitas empresas e órgãos públicos estão adotando a tecnologia que está evoluindo e se tornando cada vez mais acessível, mas é um tema que ainda gera muitas dúvidas.
Mas será que a assinatura digital é válida em documento impresso? A resposta é não.
A certificação digital foi desenvolvida para uso eletrônico, e assim, todos os seus elementos, como assinaturas e documentos digitais, são válidos apenas digitalmente.
Mas isso não significa que os documentos digitais possuem limitações de uso na Justiça ou em outros órgãos ou setores. Pelo contrário.
A adoção do sistema digital é uma tendência, tanto em órgãos públicos quanto em empresas privadas. Vamos explicar isso um pouco mais a fundo.
Validade da assinatura digital em documento impresso
Vamos relembrar o que é uma assinatura digital? Trata-se de um conjunto de dados criptográficos incorporados ao documento que só podem ser lidos e compreendidos por softwares e sistemas específicos.
Ao imprimir um documento que foi assinado digitalmente, o papel não guardará os elementos criptográficos que garantem a autenticidade do arquivo, e assim a assinatura praticamente deixará de existir.
O documento impresso será sempre apenas uma cópia não assinada e sem validade jurídica.
Mas e se eu precisar imprimir um documento com assinatura digital?
É comum que em algum momento, seja necessário imprimir algum documento que foi assinado de forma digital.
São situações comuns, como por exemplo, em processos virtuais que tramitam nos Tribunais de Justiça, quando o juiz emite uma certidão, despacho ou decisão pelo sistema, e você precisa daquele documento para apresentar em outro órgão ou situação que ainda não tenha acesso àquele documento digital.
Ou em laudos de exames que são disponibilizados eletronicamente para os pacientes, mas precisam ser entregues impressos para outros médicos, clínicas ou hospitais.
Nesses casos, os sistemas de certificação digital possuem ferramentas que armazenam os documentos em uma nuvem e inserem algumas informações de referência no documento antes da impressão.
Geralmente contém o nome do assinante, data e hora da assinatura e instruções para verificar a veracidade do documento digital, como um QR Code, número, código ou link.
Por meio desses dados, é possível acessar esse documento digital em uma nuvem e confirmar a veracidade e validade da assinatura.
É importante saber também que a assinatura digital não é visível. Não se pode afirmar que um QR Code link ou logomarca garante que um documento foi assinado digitalmente.
Recomendamos ainda, que sempre seja realizada a verificação da assinatura digital com a ajuda de ferramentas específicas.
E se houver assinatura digital e manual no mesmo documento?
Ela torna um documento eletrônico válido somente no meio digital, assim como a assinatura manual é válida apenas no papel. Portanto, não é possível validar um mesmo documento com formas de assinatura diferentes.
E mesmo que um documento assinado digitalmente não seja válido após a impressão, é errado pensar que isso de alguma forma reduz a sua eficácia.
A adoção do sistema digital é uma tendência geral tanto no meio jurídico quanto nos órgãos públicos, em empresas de todos os tamanhos e vários outros setores da economia.
Inclusive, de acordo com o ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), há mais de 10 milhões de certificados digitais ativos.
Com cada vez mais pessoas, órgãos e empresas adotando a certificação digital, menor será a necessidade de imprimir documentos, e assim, vão se reduzindo custos com impressão, transporte e validação em cartório de contratos, procurações e diversos tipos de arquivos.
